„Die Schule verwaltet die Schüler*innendaten und sichert die anforderungsgerechte Bereitstellung der Zeugnisse und anderer Dokumente.“  (KAM-BBS, B 16)

Grundlage für die administrative Organisation und Gestaltung beruflicher Bildungsgänge ist die fortlaufende Erhebung, Verwaltung und Aufbewahrung relevanter Daten über Schüler*innen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Lehrkräfte sowie Verwaltungsmitarbeiter*innen erheben und verwalten Daten und verwenden diese für schulische Belange. Die Erhebung und Verwaltung relevanter Schüler*innendaten erfolgt in der Schule mit einheitlichen Hilfsmitteln wie Klassenbüchern, Formblättern und geeigneter Software (z.B. BbS-Planung und BbS-Zeugnis).

In aller Regel erfolgt eine erste Erhebung von Schüler*innendaten im Rahmen von Aufnahmeverfahren (z.B. Gesundheitszeugnisse, polizeiliches Führungszeugnis, schulische Abschlüsse) und wird dann im Verlauf der Ausbildung weiterverfolgt. Dies dient vor allem  der Prüfung der Schulpflichterfüllung sowie der Erstellung von Zeugnissen und Zeugnisanlagen auf der Grundlage schuleinheitlicher Prozesse.

Im Rahmen der inklusiven Schule kann bei der Aufnahme von Schüler*innen mit erhöhtem Förderbedarf die Erhebung von Daten bereits früher erfolgen, wenn Erziehungsberechtigte den Kontakt zur berufsbildenden Schule aufnehmen oder eine Teilnahme an Förderkommissionen erfolgt.

Zielsetzung:

Die Bearbeitung der Kernaufgabe zielt darauf ab, mit Hilfe systematischer Abläufe schulweit einheitlich Daten zu erfassen, aufzubereiten und als administrative Grundlage für schulische Prozesse zur Verfügung zu stellen. Die Prozessabläufe folgen dabei datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Verantwortlichkeiten:

Die Gesamtverantwortung der Datenverwaltung liegt bei der Schulleitung, die die verschiedenen Prozesse der Datenerhebung und -verwaltung gestaltet und kontrolliert.

In Aufnahmeausschüssen erheben bzw. prüfen die beauftragten Lehrkräfte die persönlichen Schüler*innendaten und Aufnahmevoraussetzungen und dokumentieren diese. Hierbei wird ebenfalls die Erfüllung der Schulpflicht kontrolliert. Teilweise werden die Schüler*innendaten auch schon auf der Grundlage der Bewerbungsunterlagen erhoben.

Lehrkräfte, vor allem Klassenlehrkräfte, sorgen dann - soweit erforderlich - für die Aktualisierung von Schüler*innendaten und unterstützen damit die Schulverwaltung.

Die Schulverwaltung bearbeitet diese Daten im Rahmen von Schüler*innenakten. Für schulische Prozesse wie der Zeugniserstellung werden den Lehrkräften sowie den Abteilungsleitungen und der Schulleitung auf dieser Grundlage Listen sowie andere Datenformate zur Verfügung gestellt. Diese Verwaltungsprozesse werden in der Regel digital durchgeführt. Die Schulverwaltung sorgt auch für die rechtlich korrekte Archivierung der Schüler*innendaten.

Die dokumentierten Schüler*innendaten werden u.a. für die Bildung von Lerngruppen bzw. Klassen, die Überprüfung der Schulpflicht und die Organisation der pädagogischen Arbeit verwendet (z.B. Zulassung zur praktischen Ausbildung durch Vorlage des Führungszeugnisses).

Die Lehrkräfte dokumentieren die Anwesenheit der Schüler*innen im Unterricht im Klassenbuch. Damit wird die Schulpflichterfüllung sowie eine formale Voraussetzung für den erfolgreichen Schulbesuch überprüft und dokumentiert. Die Schulen verfügen über Prozessbeschreibungen für z.B. Mahnverfahren bei Schulabsentismus.

Im Rahmen der Zeugnisprozesse kontrollieren Klassenlehrkräfte und/oder Bildungsgang- und Abteilungsleitungen die Schüler*innendaten. In häufig schulindividuell gestalteten Prozessen werden auf dieser Grundlage unter Hinzuziehung der Leistungsbewertungen die Zeugnisse erstellt. Teilweise übernehmen dafür benannte Lehrkräfte die technische Unterstützung bei der Erstellung der Zeugnisse. Hierbei kommt eine geeignete Zeugnissoftware zum Tragen (z.B. BbS-Zeugnis).

Prozessablauf:

Für den Prozessablauf ist mindestens erforderlich, dass

• die Beteiligten die Erfüllung der Schulpflicht kontrollieren.

• die Zeugnisse gemäß formalen und rechtlichen Vorgaben erstellt werden.

• ein spezielles Programm zur Zeugnisschreibung/ Schüler*innendatenverwaltung vorliegt.

• Datenschutzbeauftrage bei der Zeugniserstellung beteiligt werden.

• die Schüler*innendaten / Zeugnisdaten nachhaltig archiviert werden.

Der Prozessablauf bezogen auf die Kernaufgabe kann weiter entwickelt werden bis dahin, dass

• eine Prozessbeschreibung für die Erhebung und Verwaltung der Schüler*innendaten vorliegt,

• eine prozessorientierte Überwachung der Schulpflicht erfolgt,

• eine Prozessbeschreibung für die Zeugnisschreibung (vom Vorbereiten der Listen über das Eintragen der Noten bis zur Zeugnisausgabe) vorliegt.

• die Verantwortlichen benannt sind,

• die Verantwortlichen in der Anwendung von Zeugnis- und Schulverwaltungsprogrammen geschult werden,

• alle Verantwortlichen und Beteiligten ihre Rolle laut Prozessbeschreibung wahrnehmen,

• die Fehlerquellen bei der Zeugnisschreibung und Schülerverwaltung dokumentiert werden,

• auf Basis der Prozessdokumentation die Aufgaben Zeugnisschreibung und Schüler*innendatenverwaltung kontinuierlich angepasst werden,

Grundlagen:

Neben den allgemeinen rechtlichen Vorgaben (NSchG, BbS-VO, EB-BbS) sind schuleigene Vorgaben (z.B. Ablauf- und Zeitpläne, Zuständigkeiten) bindend für die Gestaltung der Kernaufgabe „Schüler*innendaten verwalten“. Zusätzlich sind weitere rechtliche Vorgaben zu beachten.

Siehe auch: https://kam-bbs.nline.nibis.de/nibis.php?menid=163

Evaluation:

Die Prozesse der Zeugnisschreibung und Schüler*innendatenverwaltung werden regelmäßig evaluiert und entsprechend angepasst. Dies basiert u.a. auf Rückmeldungen der unterschiedlichen Interessengruppen (z.B. Lehrkräfte, Elternvertretungen, Schüler*innen).

Die Einschätzung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen erfolgt regelmäßig durch Datenschutzbeauftragte und Schulleitung.